Arbeitszeiterfassung - wo kein Kläger, da kein Richter?

Unternehmen in der Schweiz tun sich nach wie vor schwer mit der Arbeitszeiterfassung. Oft gilt die Devise «Wo kein Kläger, da kein Richter». Hinzu kommt, dass die Einführung der Zeiterfassung mit dazugehörendem Arbeitszeitreglement und der Evaluation des Zeiterfassungssystems Ressourcen bindet – und so wird die Einführung der Zeiterfassung infolge anderer dringender Aufträge auf die lange Bank geschoben. Obwohl sie wichtig wäre.

Der rechtliche Rahmen
Art. 46 des Schweizerischen Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet die Arbeitgeber, alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten. Namentlich müssen daraus nicht nur «die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage» (ArGV 1 Art. 1 Abs. c) sondern auch «die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge» (ArGV 1 Art 1. Abs. h) und «die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr» (ArGV 1 Art. 1 Abs. e) ersichtlich sein. Damit die zeitliche Lage von Arbeitszeit und Pausen ersichtlich wird, ist das Erfassen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende notwendig. Oder anders formuliert: Der Gesetzgeber sieht im Grundsatz eine aktive Arbeitszeiterfassung mit «Kommen»- und «Gehen»-Buchungen vor.

Die Pflicht der aktiven Arbeitszeiterfassung betrifft nicht alle Arbeitnehmenden: Neben einzelnen Berufsgruppen sind auch «Leitende Angestellte» von der Pflicht der Arbeitszeiterfassung ausgenommen. Die Definition der «Höheren leitenden Tätigkeit» ist aber sehr eng gefasst und legt nahe, dass es sich hier um eine verschwindend kleine Minderheit handelt: Der Inhaber im Familienbetrieb, die Geschäftsleitung im KMU, der CEO sowie allenfalls direkt Unterstellte im Grossunternehmen. Denn: Wer sonst kann schon «[…] auf Grund seiner Stellung und Verantwortung […] Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung […] einen nachhaltigen Einfluss nehmen» (ArGV Art. 9)?

Nach jahrelangen Diskussionen wurde die Pflicht der Arbeitszeiterfassung per 1. Januar 2016 etwas gelockert: Es trat eine Verordnung in Kraft, welche den Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung ermöglicht. Jedoch nur, wenn die Sozialpartner für die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen entsprechenden Gesamtarbeitsvertrag vorsehen. Ein Verzicht auf Arbeitszeiterfassung ist dabei ausschliesslich für Arbeitnehmende möglich, die ihre Arbeitszeit mehrheitlich, d.h. zu mindestens 50%, selbst einteilen können und über ein Bruttojahreseinkommen von mindestens CHF 120'000.00 (inkl. Boni) verfügen. Zudem müssen sie schriftlich einzeln (!) vereinbart haben, dass sie auf die Arbeitszeiterfassung verzichten. Es besteht ein jährliches Widerrufsrecht. Dieses Widerrufsrecht wie auch die Tatsache, dass Gehälter (insbesondere Boni) jährlich variieren, bringen einen beträchtlichen administrativen Aufwand mit sich, da jährlich überprüft werden muss, für welche Mitarbeitenden die Pflicht der Arbeitszeiterfassung entfällt, resp. wer von seinem Widerrufsrecht Gebrauch gemacht hat.

Ungleich interessanter ist die zweite, zeitgleich erlassene Verordnung, welche sich an Arbeitnehmende wendet, die ihre Arbeitszeit zu mind. 25% selbst einteilen können. Eine «Kollektive Vereinbarung» zwischen Arbeitgeber und gewählter Arbeitnehmervertretung (in Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die Vereinbarung individuell schriftlich vereinbart werden) definiert Arbeitnehmerkategorien, für welche die «Vereinfachte Arbeitszeit» gilt und beschreibt Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten. Ein paritätisches Verfahren stellt sicher, dass die Einhaltung der «Kollektiven Vereinbarung» sichergestellt ist und dass diese je nach Bedarf und Übereinkunft von Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung überarbeitet wird. Interessant bei der «Vereinfachten Zeiterfassung» ist, dass die Menge, nicht mehr die Lage der Arbeitszeit erfasst werden muss: Ein systematisches Erfassen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende entfällt. Sobald aber ein Arbeitseinsatz den Nachtzeitraum tangiert oder an einem Sonntag oder Feiertag stattfindet, ist die Lage, d.h. Beginn und Ende der Arbeitszeit, wiederum zu erfassen.

Beide neu erlassenen Verordnungen können nicht darüber hinwegtäuschen, dass für die allermeisten Arbeitnehmenden die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist, weil sie weder die Bedingungen für einen «Verzicht auf Arbeitszeiterfassung» noch jene für eine «Vereinfachte Zeiterfassung» erfüllen.

Umsetzung der Arbeitszeiterfassung im Betrieb
Neben den rechtlichen Anforderungen gibt es noch andere Gründe, warum die Einführung eines einheitlichen Arbeitszeitreglements und Zeiterfassungssystems sinnvoll ist; insbesondere bei international tätigen Unternehmen wird die Standardisierung von Prozessen und Systemen vorangetrieben, wenn nicht global, so zumindest innerhalb eines Landes. Mit dem Ziel, Kosten zu sparen und die Durchlässigkeit von Struktur und damit die Flexibilität zu erhöhen. Auch die Automatisierung schreitet weiter voran: Möglichst viele Daten sollen über Schnittstellen ins resp. aus dem Zeiterfassungssystem geliefert werden, so, dass kaum noch manuell mutiert werden muss. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der bestehenden Reglemente und Bewilligungsverfahren. Weiter pochen Unternehmen vermehrt und zu Recht auf die Führungsverantwortung der Vorgesetzten («Leadership») und lagern Verantwortung an die Linie aus, dies auch im Hinblick auf Arbeitszeit- und Absenzenmanagement. Es wird erwartet, dass das Zeiterfassungssystem die relevanten Informationen zur Verfügung stellt.

Parallel zum Erarbeiten des Arbeitszeitreglements, das den rechtlichen Anforderungen gerecht werden soll, wird man somit unweigerlich mit einer weiteren Frage konfrontiert: Welches Zeiterfassungssystem eignet sich am besten?

Innovative Lösungsansätze
Viele denken beim Stichwort «Zeiterfassung» immer noch an die Stechuhr aus längst vergangener Zeit. Ein überholtes Bild, zumal Arbeitszeit und Abwesenheiten heute nicht nur über Terminals vor Ort eingegeben werden können, sondern auch über alle webbasierten Devices – vom PC über das Tablet bis hin zum Smartphone. Vorgesetzte können zu bewilligende Zuschläge und Abwesenheitsanfragen der unterstellten Mitarbeitenden jederzeit über die gleichen Devices bearbeiten. Zudem stehen den Vorgesetzten eine Vielzahl von Reporting- und Controlling-Tools zur Verfügung und zweckmässige E-Mail Workflows stellen sicher, dass Bewilligungsprozesse eingehalten werden, während automatisierte Schnittstellen aus resp. in Umsysteme die «Zettelwirtschaft» hinfällig machen. Auf diese Weise wird der Arbeitsaufwand im täglichen Betrieb für alle Beteiligten auf ein absolutes Minimum beschränkt.

Während für kleinere Kunden oft vorgefertigte Zeiterfassungsmodelle aus der Cloud zum Zug kommen – leistungsfähig und ohne Infrastrukturaufwendungen – werden mit grösseren Unternehmen an die Unternehmensbedürfnisse angepasste Zeitmanagementlösungen im unternehmenseigenen Netzwerk entwickelt. Dabei werden die Unternehmen bei der Einführung von Arbeitszeitreglement und Zeiterfassungssystem entlastet, indem umfassende Consulting-Lösungen angeboten werden: von der Rechtsberatung betreffend Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) über das massgeschneiderte Arbeitszeitreglement bis hin zu Anwenderschulungen vor Ort.

Treffen Sie Matthias Tolcsvai an der Arbeitsrechtstagung Generationen am Arbeitsplatz.